BtoB ECの受発注システム

受発注システムとは、受注や発注などの処理をシステム上で完結させることで、業務効率化やデータ収集などをおこなうソリューションのことをいいます。EC販売においてはBtoB・BtoCのいずれでも使用されているシステムです。

BtoB ECの受発注システムで必要な機能

発注者ログイン機能

発注者専用の画面で発注状況や配送状況の確認を簡単に行えることが望ましいでしょう。

受注管理

顧客からの受注はオンライン処理の他にも電話やFAX、メールなどさまざまな手段で受け付けられることが望ましいです。マルチチャネルに対応しているシステムであれば、受注データをそのまま管理することができ便利です。

在庫管理

在庫の入荷・出荷処理をシステム上できちんと行うことができると、売上・利益管理が容易にできるようになります。実地棚卸の結果との整合性確認などもシステム上で行うことができるとより精度の高い管理ができるようになります。

出荷・発送管理

注文や商品の納期に合わせて出荷指示を出せる出荷・発送管理機能も省力化を進める機能です。中にはバーコードをスキャンして管理できるソリューションもありますが、できるだけ人の手による入力作業を減らすことでヒューマンエラーを防止できます。

請求管理

入出荷の管理をシステム上で行うことができると納品書や請求書などの書類をシステム上で作成することができます。別途Excelなどで作成する工程が入るとミスが発生するリスクがありますが、システム上で完結させられるとミスが防止でき、人手作業も不要です。

見積もり

見積もり業務は取引開始に向けて必要不可欠なプロセスですので、受発注システムにおいても欠かすことができません。顧客に対しての条件提示はもちろん、どういった取引条件で合意したかの社内共有も行う必要があります。

掛け払い

BtoB取引はいわゆるキャッシュオンデリバリーではなく掛取引が基本になります。締め日までの期間の注文に応じた受注実績や支払期日・回収などの管理も行う必要がありますので、受発注システムに管理機能を備えておくとよいでしょう。

顧客別価格設定

BtoBビジネスはBtoCと異なり、個別の価格設定を行う必要があります。相手先によって取引条件を変えることになりますので、どの相手先にいくらで商品を販売するのかをシステム上で管理する必要があります。

基幹システムとの連携

多くの企業ではERPパッケージのような基幹システムを導入しており、これが新たなシステムを入れる際の障壁になる事も少なくありません。そのため基幹システムとうまく連携できるかどうかは新たなシステム導入における重要なポイントとなるでしょう。

BtoB ECの受発注システムをShopifyで構築する方法

B2B on Shopifyを利用する

Shopifyはさまざまなアプリを組み合わせて、より使いやすくアレンジできます。BtoB ECを構築するにあたっては「B2B卸売」を利用するとよいでしょう。これはShopifyの管理画面とオンラインストアを通じてBtoB販売を行える一連の機能となっています。1つの会社プロファイルによって複数の顧客とロケーションを繋ぐことができ、価格設定や通貨・商品後悔・数量ルール・デポジットなどに関する決済条件を調整できます。他にもディスカウントや下書き注文、APIなどの機能も利用することができますので、自社に合ったカスタマイズで使用できます。

会員登録機能を実装する

Shopifyには会員登録機能を実装できます。無料で会員登録機能を実装する方法と有料アプリで実装する方法の2通りがあり、無料の場合には自分でShopifyの管理画面からコーディングを行って実装します。有料の場合にはShopifyストアからアプリ購入して会員登録機能を実装することができます。無料で実装する場合にはシンプルな機能を使用することができますが、ランク分けや会員によって特典の表示内容を変えるなどのアレンジを加えたい場合には有料アプリで実装する必要があります。必要とする機能を検討して、無料・有料のどちらを選択するか決めましょう。

在庫管理を実装する

Shopifyには在庫管理のための機能もあります。すべてのロケーションにおいて在庫レベルを管理することができる機能や注文書・在庫転送によって在庫の補充が行える機能、あらゆるタイプの販売・注文を追跡する機能などが利用できます。また、売上上位の商品を特定するような機能も利用することができるので、スマートな購買意思決定を支援する明確な指標を提供してくれます。中でもおすすめは「Shopify Flow」であり、効率的運営を行うための機能が備わっています。

注文のフルフィルメントで状況確認できるようにする

Shopifyでは注文のフルフィルメントを設定することで状況確認を行えます。フルフィルメントとは商品を購入した顧客に対して商品を届ける一連の業務のことをいい、受注から配送、返品・交換、カスタマーサポートまでを含みます。Shopifyでは注文を発送すること・外部業者によるサービスを使用すること・これらを組み合わせて使用することの中から選択でき、業務効率化や顧客満足度の向上に貢献します。商品にフルフィルメント方法を割り当てる・注文を発送することによってフルフィルメントを開始することができ、その後のステップはフルフィルメント方法によって異なります。

受発注システムのメリット

受発注業務の効率化

受発注をシステム化する最大のメリットは業務効率化です。顧客からの注文は電話やメール・FAXなどさまざまな方法がありますが、システムを活用することで受注窓口を一本化できます。システムを介さなければそれぞれの注文ルートに対応する窓口や資料を整えなければならないので、非常に手間がかかります。さらに24時間・365日対応できるので、担当者の休みや業務状況などに制限されることなく業務をスムーズに進められます。

データ管理やエラーの防止

受発注業務に限らず、業務のシステム化を図る際には「データ管理」と「ヒューマンエラーの防止」が期待されます。電話で注文を受けたり手書き・手入力での管理になるとどうしても人件費がかかり、エラーリスクが高くなりますが、システム化はこれらを抑制できコスト削減につながります。また、システムを介して注文・発注を管理するとすべての取引をデータで管理できるので、あとからの振り返り分析や今後の受注予測などにも活用できます。

受発注システムのデメリット

顧客の対応可否に影響される

受発注システムを活用するためには、基本的に受注側・発注側の双方がシステムに対応している必要があります。全く同じシステムを入れなくても対応できるシステムもありますが、一定程度の環境を取引先が整えていなければ導入・運用できないこともあるでしょう。その場合、システム対応とアナログ対応の両方をしなければならなくなる可能性があり、かえって手間になってしまいます。システム導入に際しては取引先の環境も確認しておくようにしましょう。

コストがかかる

電話やメール、Excelなどを使う場合、他業務でも使っていれば新しく追加コストがかかるようなこともありません。しかし新たなシステム導入を行うとなれば、開発費用や導入費用・デバイスの購入費用など一定程度のイニシャルコストが必要になります。また、維持・管理・保守にも継続的にコストがかかります。そのため導入することによる効果とシステムにかかる費用を天秤にかけ、費用対効果をしっかりと検討する必要があります。

ベストパートナーを選んで確度を上げよう

BtoB ECビジネスを成功させるためには受発注システムの選定も含め、さまざまな要件を押さえておく必要があります。特に新規事業であれば、失敗しないため・成功確度を上げるためにもパートナー選びが非常に重要です。